¿QUÉ HACER CON LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DURANTE UNA CRISIS?

Este interrogante se lo plantean cientos de organizaciones alrededor del mundo, especialmente en el momento histórico que vivimos y la incertidumbre del futuro.

Contexto

Un Sistema de Gestión es un conjunto de elementos (recursos, métodos, procedimientos, etc.) debidamente organizados con el fin de mejorar el desempeño de una organización.

Este mejor desempeño o mayor eficiencia, puede estar representado en la satisfacción del cliente, y hablamos de un sistema de gestión de calidad.

O en el cuidado del medio ambiente desde las actividades propias de la organización, entonces estamos frente a un sistema de gestión del medio ambiente.

Y así sucesivamente, hay sistemas de gestión de la salud y seguridad en el trabajo (SGSST), de la seguridad de la información, y muchos otros.

Algunos de estos sistemas de gestión son genéricos, como los basados en la norma técnica ISO 9001.

Otros son específicos, como el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud, cuyos requisitos solo son aplicables en clínicas, hospitales y EPS.

¿Qué hacer?

Independientemente del tipo de sistema de gestión, lo que pretendo plantear es la pregunta inicial: ¿Qué hacemos con nuestro sistema de gestión durante una crisis?

La respuesta es una sola: MANTENERLO.

Pero más allá de mantenerlo, un sistema de gestión bien implementado, puede representar precisamente la herramienta para la sostenibilidad del negocio.

Es decir, si todas las herramientas del Sistema han sido organizadas y divulgadas de manera participativa, deberían ayudar a garantizar que se mantenga, y adicionalmente sirva de apoyo a toda la organización.

En realidad, una crisis como la generada por COVID-19 se convierte en oportunidad y herramienta.

Oportunidad para demostrar que si es útil su implementación, y no corresponde a una moda o capricho de alguien en la organización.

Herramienta, porque todo lo construido a la luz de la norma técnica que se haya utilizado, debería ser pilar para que la organización mantenga el ritmo en la operación, en el marco de las limitaciones propias del momento.

Gestionar los riesgos

Es allí donde los sistemas de gestión deben ser enriquecidos con un aspecto que ya venía siendo incluido en casi todas las normas técnicas: la GESTIÓN DEL RIESGO.

Así las cosas, las organizaciones que tienen implementados sistemas de gestión únicos o integrados, deben incorporar los protocolos de bioseguridad y cualquier otro documento que estime necesario.

Los retos

Hoy nos quedan varios retos, y me enfocaré en tres de ellos:

1) demostrar que si vale la pena implementar adecuadamente un sistema de gestión. y

2) ajustar los sistemas de gestión, incorporando los elementos de protección y prevención para clientes internos y externos.

3) recurrir a personas u organizaciones calificadas para adelantar los procesos de implementación y ajuste de su sistema de gestión.